Việc tạo dựng môi trường làm việc mang tính minh bạch, kỷ luật, xác định hành vi mong muốn và đạo đức làm việc chuẩn mực sẽ trở nên hữu dụng khi bạn biết cách xây dựng “bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp”.
Tuy nhiên, để ứng dụng bộ quy tắc này một cách hiệu quả là điều không hề dễ dàng. Nhưng đừng quá lo lắng, bài viết sau đây sẽ giúp giải đáp những trở ngại của bạn.
Hãy cùng CCExperts tìm hiểu sâu hơn về cách xây dựng, triển khai và xác định giá trị cốt lõi để duy trì các quy tắc này nhé!
1. Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp là gì?
Nguồn: Acheckin
Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp, hay còn được gọi là Bộ quy tắc Đạo đức Kinh doanh là một tập hợp các nguyên tắc và hướng dẫn đạo đức được thiết kế để hỗ trợ nhân viên và lãnh đạo trong việc đưa ra các quyết định hàng ngày. Bộ quy tắc này đóng vai trò quan trọng trong việc giúp nhân viên hiểu rõ điều gì là đúng, điều gì là sai và cách xử lý các tình huống đạo đức phức tạp.
Một Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp thường bao gồm các phần sau:
1. Tầm nhìn và Giá trị cốt lõi: Phần này giới thiệu về sứ mệnh, tầm nhìn và các giá trị cốt lõi của công ty, giúp định hình văn hóa và phong cách làm việc của tổ chức.
2. Quy tắc ứng xử: Liệt kê các quy tắc cụ thể mà nhân viên phải tuân thủ trong quá trình làm việc, bao gồm việc tuân thủ pháp luật, không tham nhũng, không lạm dụng thông tin nội bộ, bảo vệ tài sản của công ty, và những quy định khác.
3. Nguyên tắc quyết định đạo đức: Hỗ trợ nhân viên trong việc đưa ra các quyết định đạo đức trong các tình huống phức tạp mà không có hướng dẫn cụ thể từ bộ quy tắc.
4. Hướng dẫn liên quan đến các vấn đề đặc biệt: Cung cấp hướng dẫn về các vấn đề như quan hệ với khách hàng, cạnh tranh công bằng, bảo vệ thông tin cá nhân, đa dạng và bình đẳng, môi trường làm việc an toàn và các vấn đề khác.
5. Quy trình khiếu nại và báo cáo: Hướng dẫn chi tiết về cách báo cáo vi phạm quy tắc ứng xử và đảm bảo rằng nhân viên không bị trả thù khi báo cáo hành vi vi phạm.
6. Sự tuân thủ và hậu quả của việc vi phạm: Chỉ rõ việc công ty sẽ thực hiện kiểm tra tuân thủ quy tắc đạo đức và các hậu quả khi vi phạm các quy tắc này.
Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp cần được truyền đạt rõ ràng và mạnh mẽ đến tất cả nhân viên. Công ty cần tạo ra một môi trường làm việc khuyến khích mọi người tuân thủ quy tắc và dám báo cáo khi phát hiện vi phạm xảy ra.
2. Vì sao doanh nghiệp cần bộ quy tắc ứng xử?
Nguồn: Fastwork
Theo một bài viết trên tạp chí Forbes vào năm 2017, một công ty công nghệ tại Mỹ đã bị kiện vì các nhân viên bán hàng nói dối về sản phẩm của công ty và các đối thủ cạnh tranh.
“Theo lời giải thích của một nhân viên: ‘Không ai nói với tôi là tôi không được nói dối.'”
Cuộc điều tra sau đó cho thấy đó là hành động cá nhân của nhân viên này mà không được các nhà sáng lập công ty biết đến. Tuy nhiên, hậu quả của sự việc là công ty đã mất một số lượng lớn khách hàng, sa thải một phần ba nhân viên và đối diện với cuộc điều tra từ Ủy ban Chứng khoán và Giao dịch Mỹ (SEC).
Điều này cho thấy hậu quả nghiêm trọng khi một doanh nghiệp thiếu Bộ Quy tắc ứng xử công khai để xác định rõ những gì được và không được cho phép đối với nhân viên.
3. Tầm quan trọng của bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp
Nguồn: Coffeehr
Khi bắt đầu làm việc tại một doanh nghiệp, việc đầu tiên mà mọi nhân viên cần làm là tìm hiểu và hiểu rõ bộ quy tắc ứng xử của công ty đó. Vì với mọi tổ chức, bộ quy tắc ứng xử không chỉ đơn giản là hướng dẫn mà còn là linh hồn, giá trị cốt lõi và chỉ dẫn cho mọi hoạt động. Cụ thể, đó là sứ mệnh, tầm nhìn và các nguyên tắc ứng xử giúp các thành viên cùng đối xử và hợp tác với nhau. Điều này cũng chính là nền tảng tạo nên văn hóa doanh nghiệp mà mỗi công ty đều khát khao xây dựng và duy trì.
Cụ thể bộ quy tắc ứng xử mang đến những lợi ích to lớn cho các doanh nghiệp như:
– Là người chỉ đường cho văn hóa nội bộ: mọi quy tắc đều mang sứ mệnh dẫn đường, chỉ lối và hỗ trợ nhân viên các công việc hằng ngày được tốt nhất.
Đảm bảo tính kỷ luật của doanh nghiệp: với bộ quy tắc ứng xử thì toàn thể công ty đều phải thực hiện bao gồm các cấp lãnh đạo cho đến nhân viên. Mọi lỗi lầm công việc đều được đối xử như nhau, không thiên vị trong hay thiếu sót trong công việc. Điều này giúp cho mọi hoạt động đều được vận hành trơn tru không bị gián đoạn và tránh các hành động vi phạm pháp luật.
– Xây dựng thương hiệu và uy tín của doanh nghiệp: bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp như một biểu tượng sống, đại diện cho công ty về trách nhiệm cũng như bảo đảm các tiêu chuẩn xã hội và hành vi đúng mực. Điều này cũng tạo nên giá trị cốt lõi để tạo dựng danh tiếng và uy tín doanh nghiệp trên thị trường.
– Là “chất xúc tác” gắn kết thành viên trong doanh nghiệp: Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp cũng chính là giá đỡ cho nhân viên giúp khơi dậy lòng nhiệt huyết và thái độ tích cực trong công việc của họ. Chính vì vậy, bộ quy tắc ứng xử không chỉ là giải pháp của một cá nhân trong doanh nghiệp mà nó còn là liều thuốc bổ cho cả một tập thể giúp mọi người hòa đồng và đoàn kết hơn trong môi trường công sở.
– Tạo sự yên tâm, tin tưởng cho khách hàng: Khi hợp tác với một công ty có bộ quy tắc văn hóa ứng xử doanh nghiệp tốt thì khách hàng yên tâm, tin tưởng hơn rất nhiều. Họ tìm thấy được sự chuyên nghiệp tại công ty của bạn. Hơn thế nếu khách hàng có ý muốn tìm hiểu sâu về công ty thì sẽ càng thêm yêu mến công ty của bạn hơn.
– Giúp tuân theo pháp luật, giảm thiểu rủi ro sai phạm: Những nơi có quy tắc ứng xử và tuân theo luật pháp thì mọi hoạt động sẽ minh bạch và tránh xảy ra tình trạng tham nhũng, lũng đoạn tài chính hơn.
4. Hướng dẫn các bước xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp
Nguồn: Amis.misa
Để xây dựng một bộ quy tắc ứng xử hiệu quả trong doanh nghiệp, bạn có thể thực hiện các bước sau:
1. Xác định mục tiêu: Đặt ra mục tiêu rõ ràng cho bộ quy tắc, ví dụ như xây dựng một môi trường làm việc đạo đức, bảo vệ tài sản công ty, hay đảm bảo tuân thủ pháp luật.
2. Xác định giá trị cốt lõi: Xác định những giá trị mà công ty coi trọng và làm thế nào để nhân viên thể hiện những giá trị này trong hành động hàng ngày.
3. Thu thập đầu vào từ các bên liên quan: Thu thập ý kiến từ nhân viên, quản lý và các bên liên quan khác để đảm bảo rằng bộ quy tắc đáp ứng được nhu cầu và quan tâm của tất cả.
4. Xây dựng bộ quy tắc: Dựa trên mục tiêu, giá trị cốt lõi và đầu vào từ các bên liên quan, phát triển bộ quy tắc rõ ràng, dễ hiểu và phù hợp với bối cảnh làm việc của công ty.
5. Xem xét và phê duyệt: Đưa bộ quy tắc qua các bước xem xét và phê duyệt bởi các cấp lãnh đạo và quản lý của công ty.
6. Triển khai và giáo dục: Sau khi được phê duyệt, triển khai bộ quy tắc cho toàn bộ tổ chức và đảm bảo nhân viên hiểu và tuân thủ.
7. Kiểm tra và duy trì: Liên tục kiểm tra và duy trì bộ quy tắc để đảm bảo tính hiệu quả và phù hợp với thực tế công ty.
8. Xử lý vi phạm: Đối phó nhanh chóng và công bằng với các vi phạm bộ quy tắc để bảo vệ công ty và các cá nhân liên quan.
Quá trình xây dựng và duy trì bộ quy tắc ứng xử là một quá trình liên tục, cần sự quan tâm và cam kết từ tất cả các thành viên trong tổ chức để đảm bảo tính công bằng, minh bạch và hiệu quả của công việc. Song, việc xây dựng một bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là việc tạo ra một tài liệu chính thức mà đây là cả quá trình xây dựng một nền văn hóa đạo đức, trách nhiệm và sự tôn trọng giữa tất cả các thành viên trong tổ chức.
Bằng cách tuân thủ những quy tắc này, doanh nghiệp không chỉ xây dựng được lòng tin từ khách hàng, đối tác và cộng đồng mà còn đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong tổ chức đều hướng về cùng một mục tiêu chung. Chúng ta cần nhớ rằng bộ quy tắc ứng xử là một tài liệu sống, cần liên tục được cập nhật để phản ánh sự thay đổi của doanh nghiệp, từ đó giúp doanh nghiệp ngày càng tiến bộ và phát triển hơn.
CCExperts
