1. Task Batching là gì?
Task Batching là phương pháp phân chia, sắp xếp các nhiệm vụ tương tự, tương đồng lại với nhau để xử lý hàng loạt trong một khoảng thời gian. Kỹ thuật này giúp bạn tránh làm việc nhiều cùng một lúc và tăng thời gian tập trung vào nhiệm vụ.
2. Tại sao Task Batching lại hiệu quả trong công việc?
Để tránh tình trạng làm nhiều việc cùng một lúc, việc phân nhóm nhiệm vụ sẽ giúp chúng ta tập trung để giải quyết một loạt nhiệm vụ cụ thể.
Khi sử dụng phương pháp Task Batching, bạn có thể tránh được những suy nghĩ hay làm các nhiệm vụ khác không thuộc trong nhóm nhiệm vụ mà bạn sắp xếp. Điều này giúp bạn làm việc hiệu quả hơn vì não bộ của bạn cần thời gian nghỉ ngơi và tái tạo năng lượng để chuyển đổi các nhiệm vụ với nhau. Thông thường, cần trung bình khoảng 23 phút để tập trung trở lại.
“Bộ não con người hoạt động tốt nhất khi nó tập trung vào một việc tại một thời điểm. Chúng ta có một mức năng lực nhận thức nhất định và một mức độ chú ý nhất định.” – Tiến sĩ Sahar Yousef, nhà thần kinh học và giảng viên tại Trường Kinh doanh Haas của UC Berkeley.
Tiến sĩ Sahar Yousef
Để phân nhóm công việc hiệu quả, bạn có thể kết hợp với phương pháp Eisenhower, đây là phương pháp giúp phân nhóm công việc dựa vào mức độ khẩn cấp và quan trọng.
3. Lợi ích của phương pháp Task Batching
3.1 Cải thiện sự tập trung và tăng năng suất
Khi bộ não của bạn tập trung làm một việc, nó có khả năng loại bỏ những phiền nhiễu bên ngoài và chỉ tập trung thực hiện công việc trước mắt nhanh hơn và chất lượng công việc cũng tốt hơn.
Lời khuyên dành cho bạn, thực hiện nhiều nhiệm vụ theo đợt sẽ thực hiện tốt hơn.
Bằng việc thực hiện các nhiệm vụ tương tự lặp đi lặp lại, bạn sẽ trau dồi được những kỹ năng liên quan khi làm việc và cải thiện năng suất của mình.
3.2 Giảm căng thẳng
Phương pháp Task Batching giúp bạn giải tỏa căng thẳng, mệt mỏi khi chuyển đổi giữa các nhiệm vụ với nhau. Bằng cách phân chia công việc của mình thành nhiều nhóm công việc tương đồng, điều này giúp bạn dễ dàng quản lý công việc và thực hiện công việc hoàn thành đúng tiến độ.
Để giúp bạn tránh được tình trạng căng thẳng khi làm việc, bạn có thể tìm hiểu và áp dụng phương pháp quả cà chua Pomodoro, đây là phương pháp giúp bạn chia các khoảng thời gian làm việc tập trung và nghỉ ngơi hợp lý.
3.3 Tối ưu quy trình làm việc
Task Batching là công cụ giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau. Điều này tránh được tình trạng gián đoạn do chuyển đổi ngữ cảnh liên tục, tìm ra các cách làm việc hiệu quả hơn
Khi công việc luôn được chuyển đổi liền mạch với nhau, đây là cơ sở giúp bạn duy trì động lực làm việc và có được quy trình làm việc suôn sẻ hơn.
Ví dụ, thay vì bạn phải viết và gửi từng email riêng lẻ cho từng phòng ban, bạn hãy dành ra khoảng thời gian 45 phút (sáng hoặc chiều) trong ngày để soạn ra một loạt email cho từng phòng ban.
3.4 Phân bổ thời gian hợp lý
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc sắp xếp thời gian trong việc của mình trong một ngày. Thì Task Batching giúp bạn lên lịch trình phù hợp, ước tình thời gian để hoàn thành các công việc đúng tiến độ và tránh sự trì hoãn. Nhờ vậy bạn có nhiều thời gian rảnh rỗi hơn để làm những việc khác.
4. Cách thực hiện phương pháp Task Batching
4.1 Chuẩn bị
Đầu tiên, bạn hãy chuẩn bị những công cụ quản lý cần thiết cho nhiệm vụ của mình như sổ tay, ứng dụng ghi chú (Google Calendar, Evernote, Microsoft OneNote, Notion, Notepad,…) phần mềm quản lý công việc,.. để giúp bạn sắp xếp và liệt kê công việc của mình.
4.2 Liệt kê công việc
Sau khi chuẩn bị xong, bạn tiến hành liệt kê các công việc bạn sẽ thực hiện trong ngày hoặc trong tuần đầy đủ nhất. Ví dụ công việc bạn dành cho mỗi ngày như:
- Kiểm tra và phản hồi email.
- Tổ chức event trực tuyến.
- Tham dự các cuộc họp.
- Lên kế hoạch cho dự án.
- Phân tích và báo cáo công việc.
- Xử lý dữ liệu dự án.
- Feedback cho các thành viên trong nhóm.
- Đào tạo và phát triển cho các thành viên trong nhóm.
4.3 Phân loại nhiệm vụ
Khi bạn có danh sách các việc cần làm, hãy “xem xét và phân loại” nhiệm vụ thành các nhóm tương tự để có thể hoàn thành cùng lúc. Bạn có thể phân loại nhiệm vụ dựa trên mục tiêu hoặc mức độ ưu tiên.
Ví dụ, bạn có thể nhóm việc đào tạo nhân viên chung với feedback nhân viên trong một buổi sáng thay vì sáng đào tạo họ rồi chiều mới tiến hành feedback họ. Điều này giúp bạn chuyển đổi công việc liên tục hiệu quả và không lãng phí thời gian.
4.4 Phân bổ thời gian
Khi các nhiệm vụ tương tự đã gom lại với nhau, hãy tiến hành lên lịch trình để hoàn thành các nhiệm vụ đó cùng một lúc. Tuy nhiên, với những nhiệm vụ cần sự tập trung làm việc cao độ, lời khuyên dành cho bạn là sắp xếp nhóm công việc đó vào buổi sáng. Còn những công việc đơn giản bạn hãy sắp xếp vào thời gian đầu buổi sáng hoặc cuối buổi chiều.
Lưu ý, cũng cần sắp xếp thời gian nghỉ ngơi hợp lý trong thời gian làm việc tập trung, để não bộ bạn luôn trong tình trạng thoải mái, hồi phục năng lượng để làm việc cho những lần làm việc tập trung tiếp theo.
4.5 Đánh giá và điều chỉnh
Sau một thời gian áp dụng phương pháp Task Batching, bạn hãy đánh giá xem phương pháp này có giúp bạn làm việc hiệu quả hay không. Nếu không phù hợp bạn có thể áp dụng các phương pháp quản lý thời gian và công việc khác.
Nếu có hoặc cần thiết, bạn có thể điều chỉnh các bạn nhóm và lên lịch như thế nào cho các nhiệm vụ nhằm phù hợp với cách làm việc của bạn.
4.6 Sử dụng mã màu sắc cho các khoảng thời gian
Mặc dù bước này không bắt buộc, nhưng bạn có thể sử dụng mã màu sắc cho các khoảng thời gian làm việc của bạn. Việc này giúp bạn hiểu về cách bạn sử dụng thời trong ngày và những gì mình làm trong một ngày diễn ra như thế nào.
5. Điểm hạn chế phương pháp Task Batching
Mặc dù Task Batching mang lại nhiều lợi ích, nhưng phương pháp này vẫn có một số điểm hạn chế, cụ thể:
- Không linh hoạt khi gặp vấn đề phát sinh: Khi bạn đã lên lịch trình cho các nhóm nhiệm vụ, nhưng khi gặp các vấn đề phát sinh đột xuất bạn rất khó để xử lý nhanh chóng.
- Cần thời gian để làm quen: Việc chuyển từ cách làm việc truyền thống sang Task Batching sẽ mất nhiều thời gian để làm quen và điều chỉnh phù hợp với phong cách làm việc mỗi người.
- Không thích hợp với những công việc phức tạp: Task Batching hoạt động hiệu quả nhất với những công việc lặp đi lặp lại, đơn giản và ít sáng tạo. Đối với những công việc phức tạp, đòi hỏi sự tập trung cao độ và đa dạng về nội dung, việc áp dụng Task Batching sẽ không đạt được hiệu quả tối ưu.
- Khó ước tính thời gian: Không phải lúc nào việc ước tính thời gian hoàn thành công việc cũng chính xác. Nếu việc này xảy ra, bạn có thể rơi vào tình trạng công việc bị quá tải và không hoàn thành đúng tiến độ.
Sưu tầm